Projektexpertise gesucht? Wir helfen!

Projektassistenz auf den Punkt gebracht.
Professionell. Perfekt. Persönlich.

Leistungsmodul 1

Projekt Management Assistenz

Wir wollen, dass Sie nur das machen, was Ihnen Freude macht.

Projekte sind unsere Welt. Wir beherrschen die Elemente des Projektmanagements. Wir bieten Ihnen Unterstützung in allen fünf Phasen des Projektmanagements.

  • Projektdefinition: Das Ziel des Projekts wird festgelegt, Chancen und Risiken werden analysiert und die wesentlichen Inhalte festgelegt. Kosten, Ausmaß und Zeit werden grob geschätzt; bei großen Projekten kann dies durch eine Machbarkeitsstudie unterstützt werden. Am Ende dieser Phase steht der formelle Projektauftrag.
  • Projektplanung: In dieser Phase wird das Team organisiert und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kommunikationspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risikomanagement festgelegt. Hierbei spielen natürlich auch Meilensteine eine wichtige Rolle.
  • Projektdurchführung und -kontrolle: Diese Phase umfasst, abgesehen von der Durchführung selbst, für das Projektmanagement die Kontrolle des Projektfortschritts und die Reaktion auf projektstörende Ereignisse. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen.
  • Projektabschluss: Die Ergebnisse werden präsentiert und in dokumentierter Form übergeben. In einem Review wird das Projekt rückblickend bewertet; die gemachten Erfahrungen werden in einem Lessons-Learned-Bericht festgehalten. Der Projektleiter wird vom Auftraggeber entlastet.
  • Unter Umständen Projektabbruch: Das Projekt wird abgebrochen, ohne dass die Projektziele erreicht sind.

Leistungsmodul 2

Büromanagement

Projektassistenz. Sekretärin war gestern.

Ein zuverlässiges und schnelles Büro hält Ihnen als Manager den Rücken frei und gibt Ihnen die Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Hier liegt eine Kernkompetenz der Projektexpertise GmbH.

  • Wir etablieren Arbeitsstrukturen, wie z. B. effizientes Zeitmanagement, Prioritätenlisten, funktionierende Terminplanung. Wir beherrschen alle Tools der MS Office-Palette. 
  • Wir installieren Hilfestellungen, z. B. individuelle Formulare, Makros und Checklisten zur fehlerfreien Planung und Überprüfung von Arbeitsabläufen.
  • Wir schaffen innerbetriebliche Transparenz z. B. durch effiziente Informationsstrukturen.
  • Wir klären Kompetenzen, z. B. durch klare Tätigkeitsprofile und die Definition von Schnittstellen.

Leistungsmodul 3

Meeting Management

Wir wollen, dass Sie Ihre Meetings genießen.

30 Teilnehmer vor Ort. Plus Videokonferenz. Vier Standorte zugeschaltet. Da muss alles tip-top vorbereitet sein. Projektexpertise stellt dies für Sie sicher.

Die Vorbereitung:
Die Unterlagen des Meetings sind im Vorfeld erstellt, abgestimmt und für alle Teilnehmer zugänglich abgelegt. Die Agenda ebenso. Erstellt. Abgestimmt. Modifiziert. Versendet. Bestmögliche Information im Vorfeld. Alle Teilnehmer wissen Bescheid. Haben 100% Transparenz.

Die Durchführung:
Die Teilnehmer treffen ein. Begrüßung, Registration in der Teilnehmerliste. Präsentation via Beamer an der Wand. Die Videokonferenzanlage läuft stabil. Die Präsentationen und Beiträge werden eingespielt. Bereits während des Meetings werden die Kommentare und vereinbarten Aktionen im Protokollentwurf zusammengefasst.

Die Nachbereitung:
Der Protokollentwurf wird sorgfältig aufbereitet. Das Protokoll wird erstellt und via Umlaufverfahren mit dem Auftraggeber und den Teilnehmern abgestimmt. Aktionspunkte werden in eine OffenePunkteListe überführt und nachfolgend gemonitored. Nichts geht verloren. Keine Information. Kein Beschluss. Keine vereinbarte Aktion. Alles aus einer Hand.

Leistungsmodul 4

Daten Prozess Management

Wir wollen, dass Sie always data on sind.

Prozesse und die dazugehörigen Datenströme sind das Nervengeflecht jedes Unternehmens. Sie werden in Systemen IT-seitig abgebildet und bearbeitet. Dabei kommt insbesondere den Daten eine entscheidende Bedeutung zu: Ohne eine qualitativ und quantitativ exzellente Datenqualität hat jedes Unternehmen Probleme.

Datenqualität:
Wir stellen für Sie bzgl. Dateneingabe, Datenüberprüfung oder Datenmonitoring die erforderliche Datenqualität sicher. Wir werten Daten für Sie aus, erstellen die zugehörigen Reports, Grafiken und Übersichten. Mit uns haben Sie die erforderlichen Daten immer so, wie Sie diese benötigen.

Systembetreuung:
Je nach Anforderungen betreuen wir Ihre Daten in einfachen Excel-Datenbanken oder in komplexen Konzernsystemen. Immer sind dabei entscheidend: Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Präzision. 

Datenprozess:
Wir stellen sicher, dass Ihnen und Ihren Mitarbeitern die erforderlichen Daten immer dann und dort zur Verfügung stehen, wo sie diese benötigen. Wir managen Ihre Prozesse rund um diese Daten.

Leistungsmodul 5

Präsentationen

Wir wollen, dass Sie gut aussehen.

Sie benötigen die Ergebnisse des letzten Workshops oder Arbeitsmeetings top-managementgerecht aufgearbeitet? In PowerPoint. Dazu die OffenePunkteListe in Excel, das Protokoll in Word, den Projektplan in MS Project? Machen wir. Für Sie. Unsere Mitarbeiter/innen  sind speziell in diesen Aufgabengebieten in Theorie und Praxis geschult und stellen die erforderliche Qualität auf hohem Niveau sicher. Innerhalb kurzer Zeit nach Ihrem Workshop oder Arbeitsmeeting liegt Ihnen alles dokumentiert vor. Der nächste Vortrag steht an? Ein internationaler Kongress? Natürlich erstellen wir Ihnen auch hierfür Ihre Präsentation.